完善的招商與招展的組織管理是整個展覽項目能夠順利完成的重要保證，展覽營銷工作的重點。展覽組織機(jī)構(gòu)必須全面統(tǒng)籌，認(rèn)真實施，提高招展與招商的效率。


     展覽組織機(jī)構(gòu)為了保證展覽項目的品質(zhì)，通常會采取定向展覽組團(tuán)的方式來實現(xiàn)基本招展數(shù)量，特別是政府主導(dǎo)型展覽，如廣交會、華交會、昆交會、高交會等展覽。展覽組團(tuán)是按照行政區(qū)域來進(jìn)行的，其責(zé)任單位是在行政區(qū)域內(nèi)與貿(mào)易廳局、專業(yè)行業(yè)協(xié)會或者國際組織相關(guān)的展覽組織機(jī)構(gòu)。發(fā)展招展組團(tuán)單位，利用組團(tuán)單位的積極性與資源優(yōu)勢來完成招展任務(wù)，是展覽組織提高招展效率，保證展覽成功的重要環(huán)節(jié)。


合作招展組團(tuán)單位的基本機(jī)構(gòu)
?當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會。
?行業(yè)性權(quán)威機(jī)構(gòu)（如外經(jīng)貿(mào)局、中小企業(yè)發(fā)展局等）。
?展覽組織機(jī)構(gòu)（公司）
?海外的專業(yè)性國際展覽代理機(jī)構(gòu)（公司、旅行社等）。


招展組團(tuán)管理的主要工作方法
     招展組團(tuán)主要通過召開籌備會、檢查會、動員會等會議進(jìn)行管理。展覽組織機(jī)構(gòu)通過召開會議來傳達(dá)招展工作的主要精神；布置具體的招展工作，明確招展任務(wù)；鼓舞招展組團(tuán)單位的士氣，培養(yǎng)在組團(tuán)工作中的歸屬感與集體感；加強(qiáng)各組團(tuán)單位間的互助合作精神；檢查招展工作落實情況；發(fā)現(xiàn)招展活動中的問題，互通訊息，相互學(xué)習(xí)。


?籌備會
     是為了展覽工作籌備工作而召開的會議，國內(nèi)展覽通常是在展覽開幕前3個月召開。會議目的是介紹招展工作籌備情況；布置工作，明確責(zé)任；指導(dǎo)招展單位按時質(zhì)完成籌備工作；培養(yǎng)集體感和協(xié)作觀念；同時也為展覽組織機(jī)構(gòu)的招展工作征集意見和建議。


     會議通常由組委員會最高領(lǐng)導(dǎo)支持，項目經(jīng)理合作協(xié)調(diào)人主講。展覽組織機(jī)構(gòu)的展品運輸、在展覽開幕前一至兩個星期召開，主要檢查展臺施工、展品運輸、展臺布置等工作人員行程、住宿、膳食、室內(nèi)交通等安排。


?動員會
     這項會議通常在開幕前一天召開，展覽組裝機(jī)構(gòu)的主要工作人員與組團(tuán)單位負(fù)責(zé)人都將出席。會洗要求參加組團(tuán)的參展商服從組團(tuán)單位的統(tǒng)一指揮，進(jìn)一步嚴(yán)明紀(jì)錄，鼓舞士氣，出臺組團(tuán)和管理方法。要求參展工作人員具有高度的責(zé)任心和榮譽(yù)感，建立良好的展臺環(huán)境與秩序，提高工作效率。


（3）招展組團(tuán)工作的重要作用
?提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞。
?充分利用各方資源，優(yōu)勢互補(bǔ)，加快資源整合。
?最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊伍。
?降低招展成本。

（攝影 首創(chuàng)展覽）